Is het opstellen van een verkiezingsregister in strijd met de AVG?

27 februari 2020

In onze organisatie gaan we weer OR-verkiezingen organiseren. Inmiddels is de Wet verordening gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Is het maken van een verkiezingsregister in strijd met de AVG?

Het verkiezingsregister

Voor de OR-verkiezingen moet de ondernemingsraad (OR) of de verkiezingscommissie een lijst opstellen met de namen van alle kiesgerechtige en verkiesbare medewerkers. Dit is het verkiezingsregister. Aan de hand van het verkiezingsregister krijgt de OR of de verkiezingscommissie inzicht in de medewerkers die zich kandidaat mogen stellen voor de verkiezingen. Ook stelt men aan de hand van het verkiezingsregister vast of iedere stem is uitgebracht door een kiesgerechtigde medewerker.

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Volgens de AVG is voor het verwerken van persoonsgegevens nodig dat één van de in de AVG genoemde grondslagen aanwezig is. Voor een verkiezingsregister is er een grondslag. Een van de grondslagen is namelijk dat de gegevensverwerking noodzakelijk is voor het nakomen van een wettelijke verplichting of de behartiging van een gerechtvaardigd belang. Aangezien het houden van OR-verkiezingen en het controleren van de uitslag een wettelijke verplichting is, mag een verkiezingsregister opgesteld worden. De ondernemingsraad (OR) of de verkiezingscommissie moet er wel voor zorgen dat de lijst alleen beschikbaar is voor die personen die hem nodig hebben voor het uitvoeren van die wettelijke plicht. Rondsturen in de organisatie is dus niet toegestaan!