Vaste kostenvergoedingen

Beschrijving

Werkgevers mogen onder voorwaarden vaste kostenvergoedingen uitkeren aan werknemers voor intermediaire kosten, gericht vrijgestelde kosten en overige kosten. De vergoeding kan onbelast zijn, mits deze voldoet aan de wettelijke criteria. De Belastingdienst stelt daarbij duidelijke eisen aan onderbouwing en aannemelijkheid.

Vijf voorwaarden voor intermediaire kosten en gericht vrijgestelde kosten

– De werkgever geeft een omschrijving en schatting van de kostenposten.
– Het bedrag van de vergoeding moet aannemelijk zijn.
– De kostenvergoeding moet worden toegewezen als eindheffingsloon.
– De onderbouwing moet zijn gebaseerd op een onderzoek naar de werkelijke kosten en kan herhaald worden bij wijziging of op verzoek van de Belastingdienst.
– De opbouw van de vergoeding moet inzichtelijk zijn.

Twee voorwaarden voor overige kosten

– De vergoeding moet voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Deze houdt in dat een vergelijkbare vergoeding binnen de gebruikelijke grenzen moet vallen.
– De aard en omvang van de vergoeding moeten worden gespecificeerd, maar een kostenonderzoek is hierbij niet verplicht.

Alleen wanneer aan deze voorwaarden is voldaan, kan een vaste kostenvergoeding onbelast worden verstrekt.