In principe bent u bij een vaste kostenvergoeding onder de nieuwe werkkostenregeling (WKR) verplicht om vooraf een steekproef uit te voeren. Deze steekproef wil de fiscus hebben ter onderbouwing. Er is echter een uitzondering gemaakt voor bestaande vaste kostenvergoedingen. Bij een overstap naar de WKR hoeft u dan niet alsnog een steekproef te doen.
U kunt werknemers een vaste kostenvergoeding geven voor kosten die regelmatig terugkomen. Voordeel hiervan is dat werknemers deze kosten niet meer apart hoeven te declareren. Belangrijk is wel dat u de vaste kostenvergoeding kunt onderbouwen. Deze onderbouwing moet bestaan uit een lijst met welke kosten u vergoedt en hoe hoog de vergoeding is. Of deze onderbouwing nog klopt kunt u nagaan door regelmatig een steekproef te houden onder uw werknemers. Bij de oude regels van vergoedingen en verstrekkingen is een steekproef vooraf niet vereist, maar kan de inspecteur wel vragen of u de vaste kostenvergoeding kunt onderbouwen door middel van een steekproef.
Naast de oude regeling van vergoedingen en verstrekkingen, kunt u nu ook kiezen voor de WKR. Deze regeling zal per 1 januari 2014 verplicht worden. Onder de WKR is het mogelijk om een vaste vergoeding te krijgen voor kosten die vallen onder de zogenoemde gerichte vrijstellingen of de intermediaire vergoedingen. Anders dan bij de oude regeling is het nu wel verplicht om vooraf een steekproef te doen. Deze steekproef zal echter niet gaan gelden voor bestaande vaste kostenvergoedingen.
Andere vergoedingen zullen tot het loon behoren en zijn in principe volledig belast. Het is nog wel mogelijk om deze vergoedingen onder te brengen in de vrije ruimte. Deze vrije ruimte is 1,4% van de totale fiscale loonsom binnen het bedrijf. Vergoedingen die in de vrije ruimte vallen, kunt u onbelast aan de werknemer vergoeden. Vallen de vergoedingen niet meer binnen deze ruimte, dan betaalt u een eindheffing van 80%.