Is een vergoeding voor een telefoonabonnement een gericht vrijgesteld?

14 december 2020

Mag ik een telefoonabonnement (die op naam van mijn werknemer staat) vergoeden aan mijn werknemer en deze vergoeding als gerichte vrijstelling opnemen in plaats van onderbrengen in de vrije ruimte? Ik ben van mening dat mijn medewerker voor mij als werkgever altijd bereikbaar moet zijn. Tevens wordt in drukke periodes ook van huis uit gewerkt waarbij op ons computersysteem wordt ingelogd.

Voor het onderstaande antwoord wordt er van uitgegaan dat het gaat om een telefoonabonnement voor een mobiele telefoon. Voor een vaste telefoon thuis geldt onderstaand antwoord niet. 

De werkkostenregeling (WKR) kent het noodzakelijkheidscriterium. Indien u het noodzakelijk vindt voor een behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking dat de werknemer mobiel bereikbaar is, is het mogelijk de kosten voor een mobiel telefoonabonnement te vergoeden. Ook moet u dus de voorziening betalen en niet doorbereken aan de werknemer. Tenslotte moet de werknemer de voorziening teruggeven of de restwaarde ervan aan u betalen als hij deze niet meer nodig heeft. Als u aan deze voorwaarden voldoet, is de vergoeding gericht vrijgesteld.

Vergoeding vastleggen

Raadzaam is wel om in het personeelshandboek of de arbeidsovereenkomst op te nemen dat u het als werkgever noodzakelijk vindt dat werknemers mobiel bereikbaar zijn en dat daarom de kosten voor het mobiele telefoonabonnement zullen worden vergoed (eventueel met een maximum).