Mogen wij de bruto overwerkvergoeding in de vrije ruimte onderbrengen?

24 februari 2021

Incidenteel wordt in onze organisatie overgewerkt. Mogen wij de bruto overwerkvergoeding in de vrije ruimte onderbrengen?

Wanneer u voldoende vrije ruimte heeft in de werkkostenregeling (WKR), kunt u binnen die ruimte zaken vergoeden of verstrekken aan de werknemer. Bij overwerk gaat het feitelijk niet om een vergoeding of een verstrekking van zakelijke kosten. Maar de Hoge Raad oordeelde dat ook loon in de vrije ruimte mag worden gebracht. Dit geldt dus ook voor loon door overwerk.

Voldoen aan de gebruikelijkheidstoets

De vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die aan de werknemer worden gegeven moeten wel voldoen aan de zogenoemde gebruikelijkheidstoets. Die toets houdt in dat vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die als eindheffingsloon in de vrije ruimte worden ondergebracht niet meer dan 30% mogen afwijken van wat gebruikelijk eindheffingsloon is in vergelijkbare omstandigheden.

Het moet dus gebruikelijk zijn dat de werknemer de overwerkvergoeding van een bepaalde hoogte onbelast krijgt en dat de loonbelasting/premie volksverzekeringen via de eindheffing voor uw rekening komen. De Belastingdienst vindt in elk geval een jaarlijkse vergoeding van maximaal € 2.400 per persoon gebruikelijk. De afwijking van 30% geldt hier niet.

Gebruikelijkheidstoets van toepassing

Als de gebruikelijkheidstoets van toepassing is, kijkt u in ieder geval naar:

  • het soort en de waarde van de vergoeding;
  • de hoogte van de vergoeding;
  • wie de vergoedingen krijgt;
  • de vraag of tariefsvoordeel een doorslaggevende rol speelt bij de aanwijzing als eindheffingsloon.

Bij twijfel in bijzondere situaties beoordeelt u de aanwijzing als eindheffingsloon van elke vergoeding op gebruikelijkheid. Beoordeel in de loop van het kalenderjaar het totaal aan vergoedingen. Het bedrag boven de 30%-grens is loon van de werknemer. Dat kan dus ook al bij de eerste vergoeding het geval zijn.