Vallen intermediaire kosten onder loon?

17 juli 2019

Wanneer is er sprake van intermediaire kosten en vallen deze kosten onder het loon of zijn ze juist onbelast?

Van intermediaire kosten is sprake als werknemers kosten maken in opdracht van of namens uw onderneming, en zij feitelijk als intermediair fungeren. De werknemer schiet de kosten die voor rekening van de onderneming komen dan als het ware voor. De vergoeding die u werknemers betaalt voor door hen gemaakte intermediaire kosten vormt geen loon en is dus zonder meer onbelast. Het gaat hierbij feitelijk om een terugbetaling van de kosten die de werknemer namens uw onderneming heeft voorgeschoten. Het gaat in dat geval niet om een beloning voor verrichte arbeid of om een vergoeding van kosten die de werknemer ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking maakt.

Kosten namens onderneming

Bij intermediaire kosten die werknemers kunnen voorschieten namens uw onderneming kunt u denken aan kosten voor zaken die:

  • dienen voor externe representatie van uw onderneming, zoals een fles wijn of bloemen die de werknemer voor een klant koopt;
  • specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering en niet met het functioneren van de werknemer, zoals een wasbeurt voor de auto van de zaak die de werknemer zelf afrekent;
  • tot het vermogen van uw onderneming gaan behoren, zoals een whiteboard en markeerstiften die de werknemer op weg naar een presentatie aanschaft;
  • tot het vermogen van uw onderneming gaan behoren en die u de werknemer ter beschikking heeft gesteld, zoals een laptop voor thuiswerk waarvan de werknemer de factuur voorschiet.

Alsnog belast loon

Als u de zaken waarvan de werknemer de kosten heeft voorgeschoten – en die u hem dus onbelast heeft vergoed – later aan hem ter beschikking stelt of verstrekt, kan er wel alsnog sprake zijn van loon.