Wie is eigenaar van een laptop die de werknemer zelf koopt vanuit de WKR?

26 april 2021

Wij vergoeden de laptops die werknemers zelf kopen vanuit de werkkostenregeling. Zijn deze laptops eigendom van de werk­nemer of van ons?

Als u een laptop heeft vergoed of verstrekt, is de laptop in principe eigendom van de werknemer. Heeft u de laptop ter beschikking gesteld, dan blijft het uw eigendom. Houd er rekening mee dat als u de laptop vergoedt en deze dus eigendom blijft van de werknemer, hij ook vrij is om er allerlei programma’s op te installeren. Dit kan een veiligheidsrisico opleveren. U kunt hem er dan alleen voor waarschuwen of u moet hem een andere laptop geven om mee te werken.

Drie voorwaarden

U kunt dit voorkomen als de vergoeding gericht is vrijgesteld op basis van het noodzakelijkheidscriterium, waarvoor de volgende voorwaarden gelden:

  • De voorziening is naar uw redelijke oordeel noodzakelijk voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.
  • De werknemer moet de voorziening teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan u betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.
  • U betaalt de voorziening en berekent de kosten niet door aan de werknemer.

Noodzakelijk voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking 

‘Noodzakelijk’ betekent dat de werknemer zonder de voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. Dat betekent dat de werknemer de laptop voor zijn werk nodig heeft en gebruikt. De mate van dat zakelijke gebruik is daarbij niet van belang. Het gaat er om dat de voorziening naar uw redelijke oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking en u dus kunt aantonen dat deze voorziening gericht is op een optimale bedrijfsvoering. In deze situatie kunt u de laptop fiscaal als werklaptop behandelen en veiligheidsrestricties geven die redelijkerwijs nodig zijn. Maar in deze situatie is de laptop dus niet meer echt privé, omdat de werknemer hem bij u moet inleveren als hij uit dienst treedt.

icon-ceno-square-blauw Meer leren over dit onderwerp? Volg ook de training WKR in de praktijk.