Ondernemingsraden bepalen vooraf welke onderwerpen tijdens een vergadering ter tafel komen. Dat kan door enkel trefwoorden op volgorde te noteren. Sterker is het om de agenda zorgvuldig uit te werken. Een goed uitgewerkte agenda zorgt voor structuur, overzicht en regie.
Op de agenda voor de OR-vergadering (tool) staan datum, locatie, tijdstip, notulist en de genodigden. Daarnaast zijn de agendapunten genoteerd. Bij veel ondernemingsraden bestaat dit uit een rijtje onderwerpen in steekwoorden. Door deze agendapunten te voorzien van een duidelijke toelichting over het doel van het agendapunt, de huidige status, wat de ondernemingsraad (OR) precies gaat bespreken en welke voorbereidingen nodig zijn, zal de vergadering efficiënter verlopen. Is de OR-agenda op die manier opgesteld, dan hoeven OR-leden die zaken niet eerst nog vast te stellen en te bespreken. Alle deelnemers weten dan precies wat de bedoeling is en waarom.
Zo’n zorgvuldig uitgewerkte OR-agenda is ook een handige leidraad voor de notulist. Bovendien vertelt het ook de achterban meer over waar de OR mee bezig is en met welk doel, zonder meteen allerlei gevoelige details te delen. De OR is immers volgens artikel 14, lid 2f, g en h van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) verplicht om de agenda van de vergaderingen, verslagen van vergaderingen en het OR-jaarverslag bekend te maken aan de bestuurder en de achterban. De OR moet dus regelmatig rapporteren aan achterban.