Bij het inwinnen van een referentie over een sollicitant mag een werkgever alleen naar informatie vragen die betrekking heeft op het functioneren bij de ex-werkgever. Daarnaast mag de werkgever alleen een referentie inwinnen als de sollicitant hiervoor toestemming heeft gegeven.
Als een werkgever zijn eigen bevindingen uit het sollicitatiegesprek (tool) wil toetsen, kan het soms handig zijn om een referentie van de sollicitant te vragen bij zijn vorige werkgever. Voordat een werkgever gaat bellen, moet hij hiervoor wel toestemming hebben van de sollicitant. Als een sollicitant op zijn cv een aantal referenties als zodanig benoemd heeft, mag de werkgever er in principe van uitgaan dat hij toestemming heeft om contact met hen op te nemen.
Bij het inwinnen van een referentie tijdens de werving en selectie van nieuwe werknemers zijn er een aantal verboden vragen. Een werkgever mag sowieso geen vragen stellen over de persoonlijke omstandigheden van een kandidaat. Zo mag hij bijvoorbeeld niet vragen naar het ziekteverzuim van de sollicitant bij de ex-werkgever. Ook vragen over de politieke voorkeur of godsdienst van de sollicitant zijn (uiteraard) uit den boze.
Bij het inwinnen van een referentie mag de werkgever alleen vragen stellen die direct verband houden met de functie die de werknemer bij de ex-werkgever uitvoerde. Een werkgever mag vragen waarom de sollicitant is vertrokken bij de ex-werkgever en of hij hem opnieuw zou aannemen. Hij kan ook denken aan vragen over de sterke punten en verbeterpunten van de werknemer of de verantwoordelijkheden die hij bij zijn vorige werkgever had.
Krijgt een werkgever zelf een telefoontje met het verzoek om een referentie te geven over een ex-werknemer, dan mag hij alleen informatie geven die betrekking heeft op de functie-uitoefening bij de organisatie. Geeft hij een referentie af, dan moet hij er zeker van zijn dat hij de juiste informatie geeft. Als een werkgever namelijk onjuiste informatie verschaft bij een referentie, loopt hij het risico dat hij een schadevergoeding moet betalen.