De informatie over het vaststellen van de identiteit van nieuwe werknemers bij indiensttreding is duidelijker uiteengezet in het Handboek Loonheffingen 2016. Zo staat er nu zwart-op-wit welke pagina’s van het identiteitsbewijs de werkgever moet kopiëren en bewaren.
Aan de online versie van het Handboek Loonheffingen 2016 (tool) is onlangs toegevoegd dat de kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer – die de werkgever in de loonadministratie moet bewaren – goed leesbaar moet zijn. Daarnaast is nu weergegeven welke gegevens er precies zichtbaar moeten zijn op de kopie. Het gaat om alle persoonsgegevens die ook op het originele identiteitsbewijs staan. Dat betekent dat de werkgever bij het paspoort- en identiteitskaart-model uit 2013 ook de bladzijde met het burgerservicenummer (BSN) moet kopiëren.
Verder moet de werkgever voortaan – bovenop de gegevens voor de loonheffingen die hij altijd al van de werknemer moest krijgen – ook het telefoonnummer van de werknemer registreren en bewaren. Ook dit is nu expliciet in het Handboek Loonheffingen opgenomen.
In het verleden werd voor een toelichting op het vaststellen van de identiteit verwezen naar Weethoehetzit.nl. Omdat deze overheidscampagne in juni is gestopt, is in het Handboek Loonheffingen 2016 nu een verwijzing opgenomen naar het Stappenplan Verificatieplicht (pdf) van Inspectie SZW. Daarmee kan de werkgever in vijf stappen de identiteit van de nieuwe werknemer vaststellen en bepalen of een buitenlandse werknemer voor uw organisatie mag werken.
Voor uitzendkrachten, freelancers en andere arbeidskrachten die niet op de loonlijst van uw organisatie staan, gelden afwijkende regels. Hiervoor verwijst het Handboek Loonheffingen voortaan naar de site eerlijkwerkenzelfinspectie.nl.