Een bestuurder mag niet zomaar in de mailbox van de werknemers kijken. Zo moet de Dienst Werk en Inkomen (DWI) van de gemeente Amsterdam eerst toestemming van de OR krijgen als hij de e-mails van afwezige werknemers wil inzien. Dit blijkt uit een rechtszaak waarin de OR zijn instemmingsrecht claimde op de invoering van deze nieuwe regel binnen de DWI.
Na meerdere klachten te hebben ontvangen, besloot DWI om de bereikbaarheid van de instantie aan te pakken. Mailtjes moesten namelijk binnen 24 uur worden beantwoord, dus ook als een werknemer ziek was of op vakantie. Daarom moesten de werknemers een andere collega en de teammanager machtigen voor toegang tot de mailbox. Mocht dit niet zijn gebeurd, dan kon de teammanager alsnog een tijdelijke machtiging krijgen.
Binnen de organisatie gold de Gedragscode Elektronische Communicatiemiddelen, waarin stond dat werknemers deze middelen (ook de e-mail) incidenteel privé mochten gebruiken. Uit het bijbehorend protocol bleek verder dat de werkgever de mail van de werknemer alleen mocht bestuderen als er sterke aanwijzingen waren van ongeoorloofd gedrag. De OR had destijds instemming gekregen bij het opstellen van de Gedragscode. Dit gold ook voor wijzigingen, zoals dat de mailbox nu zonder integriteitsschending kon worden bekeken.
Verder waren zowel lid k als lid l van artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) van toepassing. De werkgever kreeg door de regeling de mogelijkheid om de prestaties van de werknemers te controleren. Ook kon de privacy van de werknemer worden aangetast. De OR zou dus in meerdere gevallen instemmingsrecht hebben en aangezien de DWI geen instemming aan de OR had gevraagd, was de nieuwe regeling ongeldig.
Kantonrechter Amsterdam, 17 augustus 2012, LJN: BX4940