Mag een werkgever een zakelijk gesprek met een werknemer opnemen?

27 juli 2020

Een leidinggevende wil een zakelijk gesprek met een werknemer opnemen. Mag dit? En heeft de werknemer recht op een kopie of wijziging van de opname?

Het opnemen van een zakelijk gesprek met uw werknemer, bijvoorbeeld een functioneringsgesprek, valt onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De AVG staat zo’n opname toe als deze noodzakelijk is vanwege:

  • een wettelijke verplichting; of
  • een gerechtvaardigd belang van uw organisatie.

In beide gevallen moet u aan het begin van het gesprek, dus nog vóór de opname, de werknemer op de hoogte brengen van de opname.

Baseert u zich op het gerechtvaardigd belang, dan mag de werknemer bezwaar maken. In dat geval legt u uit waarom het belang van de organisatie voor een opname zwaarder weegt dan het belang van de werknemer. Dit moet u dus kunnen onderbouwen.

De werknemer heeft recht op een kopie van de opname van het gesprek. Hooguit mag u gedeelten uit de opname verwijderen om de privacy van anderen te beschermen.

Toestemming van de werknemer is géén grondslag voor een gespreksopname.

Privégebruik

Bij huishoudelijk of particulier gebruik is de AVG niet van toepassing. Dit kan ook het geval zijn in een zakelijke context. U mag bijvoorbeeld voor privégebruik de verjaardagen van uw werknemers in uw agenda vermelden. Dit gaat echter niet op voor een opname van een zakelijk gesprek met uw werknemer, omdat u dit in de functie van werkgever doet.