Niets zo vervelend als terugkomen van vakantie en een mailbox aantreffen die uit zijn voegen barst. Om vervolgens een hele werkdag bezig te zijn met het doorspitten van achterhaalde berichten. Een duidelijke tekst in de out-of-office reply kan mails beperken.
Zet in de afwezigheidstekst de contactgegevens van de collega’s die tijdelijk het werk overnemen, mochten er dringende zaken zijn. Stel deze collega’s wel van tevoren op de hoogte. Vermeld ook wanneer de mail weer gelezen wordt. Plaats daarbij het vriendelijke verzoek aan de verzender om tegen die tijd opnieuw te mailen met de actuele stand van zaken. Wellicht zijn eventuele vragen op dat moment al beantwoord, problemen opgelost of is informatie achterhaald. Dat scheelt een hoop grasduinen door e-mails en onnodig mailverkeer.
Een voorbeeld van een duidelijke tekst in de afwezigheidswizard is:
Beste lezer,
Ik ben momenteel niet in staat uw mail te beantwoorden en (datum van eerste werkdag na de vakantie) weer terug.
Voor vragen kunt u tot die tijd contact opnemen met (naam en contactgegevens collega).
Mocht u na (datum van eerste werkdag na de vakantie) met mij contact willen opnemen, meld dan even de actuele stand van zaken in uw bericht.
Alvast bedankt.
Met vriendelijke groet,
Naam
Handtekening