Vergaderen vormt een belangrijk onderdeel van het OR-werk. Zo heeft de OR regelmatig onderling overleg en overlegvergaderingen met de bestuurder. Overleggen blijken in de praktijk echter lang niet altijd effectief. Hoe haalt de OR het maximale uit een overleg?
Vergaderen heeft meestal tot doel om tot een gezamenlijke beslissing te komen over één of meer onderwerpen of om ideeën uit te wisselen en plannen te maken. Goed overleg kan leiden tot een groter draagvlak, besluiten van een hogere kwaliteit en het heeft positieve effecten op de communicatie, motivatie en prestaties. Effectief vergaderen blijkt in de praktijk echter gemakkelijker gezegd dan gedaan. Zeker nu vergaderingen vaak (gedeeltelijk) online plaatsvinden.
Een goede organisatie is van doorslaggevend belang om tot een effectieve vergadering te komen. Er is een voorzitter nodig die de tijd in de gaten houdt en sprekers het woord geeft en – waar nodig – ontneemt. Daarnaast is het bijvoorbeeld verstandig om ook een notulist aan tafel te zetten die vastlegt wat er wordt besproken en wat de actiepunten zijn. In de regel neemt de OR-secretaris of een ambtelijk secretaris deze taak op zich.
Daarnaast heeft de OR een goede agenda voor de vergadering (tool) nodig, zodat het doel en de onderwerpen van de bespreking voor iedereen duidelijk zijn. Zonder heldere structuur kan de vergadering alle kanten op gaan en verliezen de deelnemers al snel hun aandacht. Grote kans dat het overleg dan op niets uitloopt. Controleer daarom aan het begin van de vergadering of het doel van het overleg voor iedereen duidelijk is en benoem welke punten er op de agenda staan.
Geef ook aan hoe en wanneer de deelnemers het beste kunnen deelnemen aan het gesprek. Overleggen heeft tenslotte pas zin als alle deelnemers de gelegenheid krijgen om zich uit te spreken over het onderwerp. Een actieve deelname aan het gesprek ontstaat meestal niet vanzelf. Ook factoren zoals groepsnormen, persoonlijkheid en de steun van andere deelnemers spelen hierbij een rol. Het is dan ook goed om hier aandacht voor te hebben en aan het begin van de vergadering de verwachtingen naar de deelnemers uit te spreken.
Kijk voor meer informatie over het goed organiseren van vergaderingen in de toolbox Stap voor stap naar een effectieve vergadering.