Tips voor OR-zaken op papier

Een tekst op papier zetten vraagt om zorgvuldigheid. Of het nu gaat om de notulen van een OR-vergadering, een rapport, een OR-advies (tool), een e-mail aan collega's of relaties of een OR-jaarverslag. Onderstaande tips helpen de formulering van teksten te verbeteren:

• Schrijf zoals u zelf ook graag aangesproken wilt worden.
• Spreek de lezer zo veel mogelijk persoonlijk en direct aan: in de u- of je-vorm.
• Schrijf bij voorkeur in de actieve (bedrijvende) vorm: dat ‘leest’ prettiger.
• Gebruik de lijdende (passieve) vorm alleen als dat echt zinvol is.
• Vermijd een overdaad aan komma’s. Vaak maken kortere zinnen een tekst leesbaarder.
• Werkwoorden zoals ‘zullen’, ‘zouden’ en ‘kunnen’ zijn vaak overbodig. Vermijd ze dus!
• Constructies zoals ‘in het kader van’, ‘met betrekking tot’ en ‘door middel van’ maken zinnen lang en saai. Het kan bijna altijd korter.
• Schrijf woorden die samen één begrip vormen altijd aaneen: dus langetermijnplanning, meerjarenplan, onroerendezaakbelasting.
• Vermijd tangconstructies (zinnen in zinnen).
• Vermijd het gebruik van Engelstalige woorden. Vaak is er een prima Nederlands alternatief voor handen.
• Gebruik geen 'ik', maar 'wij' of 'de OR'.
• Wissel 'OR' af met 'ondernemingsraad' of 'raad'.

Tips voor de opmaak van een tekst

Het oog wil ook wat. Een verzorgde opmaak maakt niet alleen een goede indruk, het maakt het voor de lezer ook makkelijk om de tekst door te nemen. Onderstaande tips kunnen helpen:  

• Houd de opmaak van uw rapportage ‘rustig’: gebruik geen vet, onderstreept of cursief door elkaar om woorden te benadrukken.
• Vermijd het gebruik van uitroeptekens: ze maken een tekst drammerig.
• Maak gebruik van tussenkopjes bij langere tekstgedeelten; dit zorgt voor een rustpunt en even tijd om de informatie op te nemen.
• Maak gebruik van ‘bullets’ (vinkjes, blokjes of rondjes) bij opsommende informatie.
• Maak gebruik van bijlagen als de tekst te lang dreigt te worden.

Tips voor de afronding van een tekst

Een goed begin is het halve werk. Ter voorbereiding op het schrijven, is het slim om rust te creëren. Dat betekent bijvoorbeeld e-mails en telefoontje negeren. De afronding is echter minstens zo belangrijk. Let daarbij op de volgende punten: 

• Staat de tekst eenmaal naar wens op papier, lees de tekst dan nog eens eenmaal goed na om te kijken of de boodschap duidelijk en correct is verwoord en of er geen fouten in zitten.
• Laat een collega de tekst ook eens lezen en vraag eventueel speciaal ook op spelling te letten.
• Staan de puntjes op de i en zijn spel- en taalfouten gecorrigeerd, leg de tekst dan weg en lees het op een later moment nog één allerlaatste keer door.