Hoe introduceert u het personeelshandboek bij uw medewerkers?

12 februari 2021

Onze organisatie is de laatste tijd flink gegroeid, waardoor we veel voordelen zien in een personeelshandboek. Daarmee regelen we alle arbeidsvoorwaarden, onkostenvergoedingen, instructies en gedragscodes op één overzichtelijke plek. Maar hoe introduceren we een personeelshandboek binnen de organisatie?

Het belangrijkste is dat u uw werknemers niet overvalt met een personeelshandboek. Laat tijdig weten welke voordelen u erin ziet en neem ze mee in het proces van totstandkoming. Inspraak zal het draagvlak voor het personeelshandboek groter maken.

Communicatieplan

Het is verstandig om een communicatieplan op te stellen. Begin in het een vroeg stadium met het informeren en enthousiasmeren van uw medewerkers. Licht de voordelen toe en geef de kans om te reageren op de plannen. 

Rol van de medezeggenschap

In de Wet op de ondernemingsraden (WOR) staan de instemmingsplichtige onderwerpen opgesomd. Het gaat onder meer om regelingen voor pensioen, arbeidstijden, vakantie, arbeidsomstandigheden, scholing en ziekteverzuim. Als u een regeling over één van deze onderwerpen wilt opnemen in het personeelshandboek heeft u dus instemming van de OR nodig.

Alleen als een wijziging in de cao is geregeld, geldt het instemmingsrecht van de ondernemingsraad (OR) niet. 

Om het draagvlak te vergroten, kunt u overwegen de OR - als vertegenwoordiger van de werknemers - mee te laten denken over het gehele handboek.

Eenzijdige wijziging arbeidsvoorwaarden

In het personeelshandboek staan - naast instructies en gedragscodes - ook arbeidsvoorwaarden. Als het personeelshandboek tot gevolg heeft dat arbeidsvoorwaarden wijzigen, is het uitgangspunt dat iedere individuele werknemer akkoord moet gaan (V&A) met de wijzigingen.

Maar, een werknemer kan verplicht zijn in te stemmen. Het werkt daarbij in uw voordeel als u een eenzijdig wijzigingsbeding (tool) in de arbeidsovereenkomst heeft staan. Als de werknemer niet akkoord gaat zal er een belangenafweging plaats moeten vinden.

Bij de belangenafweging geldt dat een arbeidsvoorwaarde alleen ten nadele van de werknemer kan worden gewijzigd als er voldoende zwaarwegende belangen aan de zijde van de werkgever zijn die dat rechtvaardigen.

Eenzijdige wijziging instructies

Een werkgever heeft een wettelijk instructierecht om ordevoorschriften vast te stellen, waaraan werknemers zich moeten houden. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om voorschriften over e-mail en internetgebruik, controlevoorschriften bij ziekte of het verplicht dragen van veiligheidskleding.

Deze instructies mag een werkgever in principe eenzijdig opstellen en wijzigen, als dat nodig is voor 'de goede orde binnen de onderneming'. Maar het is natuurlijk wel belangrijk dat u ook voor de instructies draagvlak hebt onder uw medewerkers. Het is daarom verstandig om ook daar draagvlak voor te regelen.



Meer informatie over het personeelshandboek vindt u in de toolbox Zo maakt u eenvoudig een goed personeelshandboek.