Werkgevers moeten iedere werknemer die bij de organisatie in dienst treedt tijdig identificeren. Op de werkvloer moeten werknemers zich op hun beurt altijd kunnen legitimeren. Wat is precies het verschil tussen deze twee termen?
Elke werkgever heeft op grond van de identificatieplicht een zogenoemde verificatieplicht. Hij moet voordat een nieuwe werknemer aan de slag gaat, zijn identiteit vaststellen. Dat identificeren doet hij aan de hand van een geldig en origineel identiteitsbewijs (tool). Een rijbewijs volstaat hierbij niet en ook een verlopen paspoort of identiteitskaart is niet voldoende. De werkgever moet ook een kopie van de voor- en achterkant van het identiteitsbewijs aan de administratie toevoegen om te voldoen aan de bewaarplicht. Is de administratie van de werkgever niet op orde, dan hangt de organisatie een boete of proces-verbaal boven het hoofd.
Als de werkgever de identiteit van een nieuwe werknemer niet volgens de regels heeft kunnen vaststellen, moet hij voor hem het anoniementarief toepassen bij de inhouding van de loonbelasting/premie volksverzekeringen. Dat betekent dat de werkgever standaard moet rekenen met een tarief van 52%. Daarnaast mag hij de loonheffingskorting voor de betreffende werknemer niet toepassen en ook geen rekening houden met het maximumpremie- en bijdrageloon voor de premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke premie Zorgverzekeringswet (ZVW). Pas als de werkgever voldaan heeft aan de verificatieplicht en bewaarplicht, mag hij de normale tarieven voor de loonheffingen toepassen.
Naast de identificatieplicht bestaat ook de legitimatieplicht: werknemers moeten op de werkvloer kunnen bewijzen wie ze zijn, bijvoorbeeld bij een controle van bijvoorbeeld UWV, de Belastingdienst of Inspectie SZW. Dit geldt ook voor uitzendkrachten, vrijwilligers en stagiairs. Werknemers mogen tijdens zo’n controle op de werkvloer een paspoort of identiteitsbewijs of een Nederlands of Europees rijbewijs laten zien. Kan een werknemer dat niet, dan kan hij worden meegenomen naar het politiebureau om zijn identiteit te achterhalen.
IDENTIFICEREN: werkgevers moeten – als onderdeel van de identificatieplicht – aan de hand van een geldig identiteitsbewijs de identiteit van een nieuwe werknemer vaststellen voordat hij aan de slag gaat.
LEGITIMEREN: ieder die binnen uw organisatie werkzaam is moet zich tijdens een controle van de Belastingdienst, UWV of Inspectie SZW kunnen legitimeren met bijvoorbeeld een paspoort of geldig rijbewijs.
Meer informatie over de identificatieplicht van de werkgever vindt u in de toolbox Voldoe aan de identificatieplicht in zes stappen.