Voldoe aan de identificatieplicht in zes stappen

Nieuwe werknemers mogen pas aan het werk als uw organisatie aan de identificatieplicht heeft voldaan. In deze toolbox leest u wat daar allemaal bij komt kijken. De werkgever moet bij indiensttreding in elk geval het identiteitsbewijs van de nieuwe werknemer controleren op geldigheid en echtheid en een kopie ervan in de loonadministratie bewaren. Te veel gegevens bewaren is echter ook weer niet goed: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt paal en perk aan wat de werkgever mag bewaren en hoelang. Bij het verwerken van te veel én te weinig gegevens rondom de identificatieplicht hangen uw organisatie boetes en naheffingen boven het hoofd.

  • 1

    Download de interactieve checklist

    Voldoe aan de identificatieplicht in zes stappen

    Voorkom boetes en naheffingen door de regels correct toe te passen

    Elke werkgever heeft een identificatieplicht ten aanzien van zijn werknemers. Die plicht bestaat uit drie onderdelen; de verificatieplicht, de bewaarplicht en de zorgplicht. Lapt de werkgever de regels daarvoor aan zijn laars, dan kan dat tot naheffingen en boetes leiden. Waar uw organisatie allemaal rekening mee moet houden rondom de identificatieplicht, leest u in deze toolbox.

  • 2

    Identificatieplicht in een notendop

    Welke verplichtingen heeft u in het kader van de identificatieplicht?

    Verdiepingsartikel Indiensttreding Publicatiedatum: 26-06-2023

    Voordat een werknemer voor uw onderneming aan de slag gaat, moet u zijn identiteit vaststellen. En dat is nog maar het topje van de ijsberg van zaken die u op grond van de wettelijke identificatieplicht moet regelen. Zo zijn er ook strikte regels voor het bewaren van een kopie van het identiteitsbewijs van werknemers en voor de identificatieplicht van werknemers op de werkplek. Wat zijn de precieze aandachtspunten?


    Het verschil: identificeren en legitimeren

    Nieuws Indiensttreding Publicatiedatum: 10-09-2019

    Werkgevers moeten iedere werknemer die bij de organisatie in dienst treedt tijdig identificeren. Op de werkvloer moeten werknemers zich op hun beurt altijd kunnen legitimeren. Wat is precies het verschil tussen deze twee termen?


    Anoniementarief loonheffingen

    Infographic Aangifte loonheffingen Publicatiedatum: 16-02-2023

    Als een werkgever niet over bepaalde gegevens voor de loonheffingen van zijn werknemers beschikt, moet hij voor hen het zogeheten anoniementarief toepassen. Dat heeft gevolgen voor het berekenen van de over hun loon verschuldigde loonheffingen.


  • 3

    Verificatieplicht bij indiensttreding van een werknemer

    Kopie van ID vragen volstaat niet bij nieuwe werknemers

    Tool Indiensttreding Publicatiedatum: 19-05-2022

    Voordat een nieuwe werknemer voor uw organisatie aan de slag gaat, moet u zijn identiteit vaststellen aan de hand van een paspoort of ID.


    De identiteit van nieuwe werknemers correct vaststellen

    Tool Indiensttreding Publicatiedatum: 24-03-2021

    De werkgever moet de identiteit van nieuwe werknemers vaststellen en een kopie van het ID bewaren. Deze checklist geeft alle aandachtspunten


    Bij buitenlandse werknemers ook werkvergunning controleren

    Nieuws Buitenlandse werknemers Publicatiedatum: 09-09-2022

    Werknemers van buiten Europa kunnen niet zonder meer bij een Nederlandse organisatie aan de slag. Zij moeten een document hebben waaruit blijkt dat ze in Nederland mogen werken. De werkgever speelt daarbij een grote rol.


  • 4

    Bewaarplicht van identiteitsbewijs van werknemers

    Moet het ID-bewijs worden bewaard in de loonadministratie?

    Vraag & Antwoord Loonadministratie Publicatiedatum: 19-01-2024

    Is het bewaren van een identiteitsbewijs in de loonadministratie verplicht of mag een werknemer verzoeken om geen ID-bewijs in de loonadministratie te bewaren?


    Hoge anoniementarief bij verkeerd kopiëren ID

    Nieuws Indiensttreding Publicatiedatum: 04-06-2012

    Als uw organisatie niet aan de identificatieplicht voldoet, moet u het anoniementarief voor de betreffende werknemer toepassen. Zelfs als u een ID-kaart verkeerd kopieert, kunt u hiervoor een naheffingsaanslag krijgen. Het loont dus om goed op te letten bij het kopiëren en bewaren van identiteitsbewijzen.


    Ook achterkant paspoort moet in administratie

    Nieuws Indiensttreding Publicatiedatum: 06-08-2019

    Werkgevers moeten van het paspoort van nieuwe werknemers niet alleen de voorkant, maar ook de achterkant kopiëren en de kopie ervan bewaren in de salarisadministratie. Dat is noodzakelijk omdat het burgerservicenummer (BSN) op de achterkant staat.


    Moeten we een verlopen ID-bewijs in de administratie vervangen?

    Vraag & Antwoord Bewaarplicht Publicatiedatum: 02-12-2020

    Is het nodig dat wij een nieuwe kopie van het identiteitsbewijs van een werknemer maken als het exemplaar waarvan we een kopie in de administratie hebben niet meer geldig is?


    Bewaartermijnen sollicitatie- en personeelsgegevens

    Tool Bewaarplicht Publicatiedatum: 06-04-2021

    In deze tool vindt u een overzicht aan bewaartermijnen voor sollicitatie- en personeelsgegevens.


  • 5

    Zorgplicht bij controle op de werkplek

    Werknemer moet zich op werkplek kunnen legitimeren

    Nieuws Werkplek Publicatiedatum: 16-03-2021

    Alle werknemers moeten zich op de werkplek kunnen legitimeren. Dat staat in de Wet op de identificatieplicht. De werkgever moet er op zijn beurt voor zorgen dat werknemers in staat zijn om zich te legitimeren. Wat betekent dit in de praktijk?


    Wie kunnen controles op de werkplek uitvoeren?

    Vraag & Antwoord Werkplek Publicatiedatum: 26-06-2023

    Onze organisatie probeert zich natuurlijk netjes aan alle wetten en regels te houden, maar welke instanties kunnen allemaal op de werkvloer komen controleren of dat inderdaad wel het geval is? En wat komen zij dan precies checken?


  • 6

    Aandachtspunten voor de privacy bij de identificatieplicht

    Welke eisen stelt de AVG aan de opslag van een kopie ID?

    Vraag & Antwoord Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Publicatiedatum: 04-03-2021

    Wij bewaren van elk van onze medewerkers een kopie van het paspoort of de identiteitskaart bij de loonadministratie. Worden er door de AVG speciale eisen gesteld aan de opslag van deze persoonsgegevens?


    De rechten van betrokkenen volgens de AVG

    Tool Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Publicatiedatum: 09-06-2023

    In deze checklist staat op welke rechten een betrokkene van wie u de gegevens heeft verwerkt, allemaal een beroep kan doen onder de AVG.


    Moeten we een kopie van het ID-bewijs van zzp’ers bewaren?

    Vraag & Antwoord Werken met zzp'ers Publicatiedatum: 15-05-2024

    Is het verplicht om een kopie van het identiteitsbewijs van een zzp’er in onze personeelsadministratie te bewaren of overtreden we dan juist de privacyregels?


    Boetebedragen AVG

    Infographic Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Publicatiedatum: 26-06-2023

    Met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) pakt de Europese Unie ondernemingen die slordig omgaan met de privacy van klanten of werknemers hard aan. De boetebedragen zijn dan ook niet kinderachtig.


    Een veilige kopie van het identiteitsbewijs met KopieID-app

    Nieuws Fraude Publicatiedatum: 28-08-2020

    Komen er binnen uw organisatie nieuwe werknemers in dienst, dan moet u een kopie van hun identiteitsbewijs maken voor in de loonadministratie. Ook voor andere doelen is soms een kopie ID nodig. Via de gratis KopieID-app kunnen werknemers een veilige kopie van hun identiteitsbewijs maken.