De bestuurder kan de ondernemingsraad (OR) geheimhouding opleggen als de OR vertrouwelijke informatie van hem krijgt. Wat houdt die geheimhoudingsplicht in?
De OR krijgt vaak de beschikking over vertrouwelijke informatie. Bijvoorbeeld in verband met een adviesaanvraag of instemmingsverzoek, of op grond van het informatierecht van de OR. De bestuurder kan met de OR afspreken dat hij bepaalde informatie uitsluitend onder geheimhouding verstrekt (artikel 20 van de Wet op de ondernemingsraden, WOR). Volgens dit artikel is dan ieder OR- en commissielid verplicht om de ontvangen gegevens geheim te houden. Ook eventuele externe deskundigen die de OR heeft ingeschakeld moeten zich hieraan houden.
Als de OR voor een advies- of instemmingsverzoek een externe deskundige inschakelt (artikel 16 WOR), is het logisch dat de geheimhouding ook voor hem geldt. De OR doet er verstandig aan om dit vooraf met de bestuurder te overleggen. Een mondeling akkoord van de externe deskundige is in dit geval niet voldoende, hij moet schriftelijk bevestigen dat hij hiermee akkoord gaat.
Het is niet de bedoeling dat de bestuurder te pas en te onpas geheimhouding oplegt. In de praktijk wordt geheimhouding alleen incidenteel opgelegd, en alleen voor zover het specifieke bedrijfsgevoelige informatie betreft. Om misverstanden te voorkomen, is het van belang dat de bestuurder hierover duidelijke afspraken maakt met de OR. Zo moeten alle betrokkenen precies weten welke informatie onder de geheimhouding valt. Ook alle informatie waarvan de betrokkenen in verband met een eerder opgelegde geheimhouding het vertrouwelijke karakter moeten begrijpen, valt hier namelijk onder.
Ook moet voor iedereen duidelijk zijn hoe lang de geheimhoudingsplicht geldt. De bestuurder doet er goed aan om geheimhouding altijd af te spreken voordat hij de informatie verstrekt. Op grond van artikel 20 WOR mag het namelijk ook achteraf, maar daarmee verliest de OR de kans om de betreffende informatie te weigeren. In het belang van de OR is het ook verstandig om een einddatum aan de geheimhoudingsplicht te verbinden. Is geheimhouding bijvoorbeeld nog redelijk als een advies- of instemmingstraject is afgerond? De OR moet zijn achterban namelijk vroeg of laat (kunnen) informeren over deze trajecten. Geheimhouding mag de OR uiteindelijk niet belemmeren in zijn functioneren.