Voordat een bestuurder een ondernemingsraad (OR) instelt, moet er een voorlopig OR-reglement worden opgesteld. In zo’n voorlopig reglement staat hoe de OR-verkiezingen worden georganiseerd en vaak ook enkele bepalingen over de werkwijze van de OR.
Het oprichten van een ondernemingsraad (OR) is meestal de taak van een instellingscommissie, die bestaat uit (de vertegenwoordiger van) de werkgever en een groepje werknemers. Het voordeel van zo’n instellingscommissie is dat er vanaf het begin draagvlak is voor de medezeggenschap. De bestuurder moet ervoor zorgen dat er een voorlopig OR-reglement wordt opgesteld. Hierin staat namelijk onder meer hoe de OR-verkiezingen verlopen. In de praktijk neemt de instellingscommissie het opstellen van het voorlopig OR-reglement meestal voor zijn rekening, maar de bestuurder blijft verantwoordelijk voor de inhoud ervan (artikel 48 van de Wet op de ondernemingsraden, WOR). De instellingscommissie kan hiervoor het voorbeeldreglement van de Sociaal-Economische Raad (SER) gebruiken, al is dat niet verplicht.
Als het voorlopig reglement is opgesteld, moet de bestuurder of de instellingscommissie het reglement naar de vakorganisaties sturen (tool) die leden hebben binnen de organisatie. Dat kunnen er dus meer dan één zijn. Als er een cao is, ligt het voor de hand om de vakbonden te benaderen die de cao hebben ondertekend. De vakbonden hebben het recht advies te geven, maar kunnen geen wijzigingen opleggen. De instellingscommissie doet er wel goed aan om de vakbonden een schriftelijke ontvangstbevestiging te vragen. Mochten ze niet reageren, dan is in ieder geval aan te tonen dat ze benaderd zijn.
In het voorlopig reglement wordt onder andere vastgelegd hoe de OR-verkiezingen verlopen en vaak ook zaken over de werkwijze van de OR. Denk aan het noodzakelijke aantal leden dat aanwezig moet zijn bij de OR-vergadering of de verspreiding van overlegverslagen. Na de verkiezingen moet de nieuw geïnstalleerde OR het voorlopige OR-reglement omzetten in een definitief reglement. Uiteraard gelden er regels voor het opstellen van het voorlopig en definitief OR-reglement (infographic).
Meer informatie over het vormgeven van een OR vindt u in de toolbox Richt in 8 stappen een ondernemingsraad op.