Werkgevers kunnen werknemers een vaste reiskostenvergoeding geven voor hun woon-werkverkeer. Eén van de methodes die werkgevers van de Belastingdienst mogen hanteren voor het berekenen van de vaste vergoeding is de zogeheten 128-dagenregeling. Aan die regeling is sinds dit jaar iets veranderd.
Als werknemers vaak dezelfde reiskosten maken voor woon-werkverkeer is het praktisch om een vaste reiskostenvergoeding te geven. Dat kan ook deels onbelast. Voor een vergoeding van maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer geldt namelijk een gerichte vrijstelling. Het nieuwe kabinet wil dit bedrag overigens ophogen vanaf 2024.
In het algemeen kan de werkgever de vaste reiskostenvergoeding berekenen (tool) met deze formule: afstand enkele reis x het vermoedelijke aantal keren dat de werknemer deze afstand aflegt in een jaar x de vergoeding (waarvan dus € 0,19 per kilometer onbelast is).
In plaats van deze berekening mogen werkgevers ook één van de twee praktische berekeningsmethodes van de Belastingdienst gebruiken. Die methodes hebben een aantal uitgangspunten waar u zich op kunt baseren, zoals een maximale kilometervergoeding en een inschatting van hoe vaak de werknemer naar een vaste werkplek reist. Het voordeel van deze methodes is dat de werkgever in principe geen vragen van de fiscus krijgt over de vergoeding als zij zich aan de uitgangspunten houden. Dat geeft houvast.
Uitleg over hoe de berekeningsmethodes precies werken en rekenvoorbeelden vindt u in dit verdiepingsartikel over de vaste reiskostenvergoeding.
Aan één van de twee berekeningsmethodes is dit jaar iets gewijzigd: de zogenoemde 128-dagenregeling. Voor deze regeling is namelijk het uitgangspunt dat de werknemer jaarlijks minstens 128 dagen naar de vaste werkplek reist. In dat geval mag de werkgever een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven alsof de werknemer 214 per jaar naar die vaste werkplek reist. Sinds dit jaar moet de werkgever voor deze regeling de reiskostenvergoeding herrekenen als er structureel wordt thuisgewerkt. De 128 en 214 dagen moeten dan naar verhouding worden toegepast. Door het vereiste van minstens 128 reisdagen per jaar kan een werknemer die fulltime werkt tot twee dagen per week thuiswerken met behoud van de vaste onbelaste kostenvergoeding alsof hij 214 reisdagen heeft.
De aanpassing in de 128-dagenregeling heeft te maken met de introductie van de onbelaste thuiswerkvergoeding van € 2 per dag, waarvoor nu een vergelijkbare regeling geldt. Werkgevers mogen niet én een vergoeding voor woon-werkverkeer én een thuiswerkvergoeding geven voor dezelfde werkdag.