Duidelijkheid over behandeling niet-gebruikt keuzebudget

Als een organisatie een cafetariaregeling (infographic) heeft, kunnen de werknemers voor een bepaald budget kiezen hoe of wanneer ze die beloning willen ontvangen. Gewoonlijk wordt belast loon geruild voor een onbelaste vergoeding. De Belastingdienst krijgt hier in de praktijk veel vragen over, daarom is er al jaren het Besluit cafetariaregelingen waarin de werking wordt toegelicht. 

Gerichte vrijstelling moet binnen kalenderjaar

Een van de voorbeelden uit dit besluit gaat over het moment waarop de keuze moet worden gemaakt in een cafetariaregeling. De hoofdregel daarbij is dat de beoordeling van een vergoeding per kalenderjaar plaatsvindt. Om gebruik te kunnen maken van een gerichte vrijstelling (tool) onder de werkkostenregeling, moeten die kosten dus worden verwerkt in het jaar waarin ze zijn gemaakt.
Voor een cafetariaregeling betekent dit dat werknemers hun keuze moeten hebben gemaakt vóór het einde van het kalenderjaar. Heeft een werknemer aan het einde van het jaar keuzebudget over, dan moet de werkgever dat alsnog als loon behandelen en dus normaal belasten. Volgens het besluit is het nog gebruikelijk om dat laatste deel van het budget in januari van het eerstvolgende kalenderjaar tot het loon te rekenen.

Soms mag jaaroverschrijding wel

Alleen als een werknemer bijvoorbeeld in 2024 al een onvoorwaardelijk recht had op een bepaalde vergoeding, is het mogelijk om de kosten in 2025 toch nog onder de gerichte vrijstelling te laten vallen en dus onbelast te laten. Als een werknemer bijvoorbeeld studiekosten vergoed kan krijgen via het keuzebudget, moet hij hiervoor expliciet kiezen in het jaar waarin hij de kosten maakt. In dat geval mag de onderneming de vergoeding ervan (deels) in 2025 onder de gerichte vrijstelling laten vallen.