Online vergadering is extra uitdaging voor OR

De OR heeft de taak om in de hele organisatie het werkoverleg te bevorderen. Deze speciale opdracht volgt uit artikel 28, lid 2 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). De OR doet er dan ook goed aan na te gaan of de organisatie online en hybride (een combinatie van fysiek en online) vergaderen goed faciliteert. Er zijn een aantal zaken waar de OR op moet letten om van het online of hybride overleg een succes te maken.

Aandachtspunten bij online of hybride overleg

Uiteraard moeten voor een online of hybride overleg de (technologische) voorzieningen in orde zijn, maar ook tijdens het overleg zelf kan online vergaderen een uitdaging zijn (artikel). Een aantal aandachtspunten om een online of hybride vergadering soepel te laten verlopen:

• Zorg ervoor dat alle deelnemers op tijd een linkje hebben om online deel te nemen.
• Log ruim op tijd in om te testen of zaken als de verbinding en de microfoon (ook in de vergaderruimte) goed werken, zodat de vergadering op tijd kan beginnen.
• Als deelnemers door elkaar spreken, wordt een online of hybride vergadering al snel chaotisch. Laat degene die iets wil zeggen eerst (digitaal) zijn hand opsteken en afwachten tot de voorzitter hem het woord geeft.
• Bewegingen vallen online extra op. Ga dus niet steeds verzitten, houd de handen liever stil en laat haren en kleding met rust.
• Ook een actieve houding is van belang. Achteroverleunen met de armen over elkaar kan sceptisch of ongeïnteresseerd overkomen. Zit liever rechtop en kijk in de camera, dan voelt de ander zich gerespecteerd.
• Online valt een groot deel van de non-verbale communicatie weg. De deelnemers zijn slechts gedeeltelijk in beeld en hebben geen direct oogcontact met elkaar. Dat maakt het lastiger om op elkaar in te spelen en elkaar te ondersteunen bij een standpunt. Een goede voorbereiding en sterke argumenten zijn bij een online of hybride vergadering dan ook extra belangrijk.
• Denk vooraf na over mogelijke tegenargumenten bij een standpunt. Dan is het makkelijker om daar ter plekke op te reageren.
• Let goed op de reactie van de bestuurder door het scherm zo te (her)schikken dat hij goed in beeld is.

OR kan bestuurder adviseren over effectief vergaderen

De OR kan bij de achterban navragen wat hun ervaringen zijn bij online en hybride overleggen en kan de bestuurder adviseren dat hij duidelijk communiceert over de aandachtspunten bij online of hybride vergaderen. De toolbox Stap voor stap naar een effectieve vergadering helpt hem hierbij op weg.