Als een werknemer een vaste onbelaste reiskostenvergoeding krijgt, moet u er rekening mee houden dat u deze moet stopzetten als de werknemer door ziekte, zwangerschapsverlof of vakantie geruime tijd afwezig is. Bij een afwezigheid van meer dan een maand moeten er alarmbellen gaan rinkelen…
Fiscaal gezien mag u de vaste reiskostenvergoeding onbelast blijven uitkeren in de lopende en eerstvolgende maand. Is de werknemer nog langer afwezig, dan moet u de vergoeding stopzetten of gaan belasten. Nadat de werknemer terug is, mag u de vaste vergoeding bovendien pas weer onbelast laten vanaf de eerste dag van de maand die volgt op de maand van terugkeer. In de cao of arbeidsvoorwaarden kunnen afspraken staan over het stopzetten van de vaste vergoeding bij afwezigheid.
Stel dat een werknemer zich op 22 augustus ziek meldt vanwege een zonnesteek. Hij knapt op en gaat weer aan de slag maar meldt zich op 7 september opnieuw ziek. Deze keer ziet het ernaar uit dat de werknemer langere tijd afwezig zal zijn.
In dit geval is er op 22 augustus redelijkerwijs sprake van kortstondige afwezigheid zodat u de vaste reiskostenvergoeding onbelast kunt doorbetalen. Op 7 september is er redelijkerwijs een langere afwezigheid te voorzien zodat u de vaste vergoeding alleen over de maanden september en oktober onbelast kunt doorbetalen. Als de werknemer op 11 december weer aan de slag gaat, mag u de vaste reiskostenvergoeding pas per 1 januari weer onbelast gaan betalen.
Als de werknemer in de maand vóór zijn volledige herstel op arbeidstherapeutische basis halve dagen werkt en dus wel reiskosten maakt voor woon-werkverkeer, mag u deze gewoon onbelast aan de werknemer vergoeden.