Schakelt de ondernemingsraad (OR) een externe deskundige in, dan is de kans groot dat er vertrouwelijke zaken worden besproken. De OR doet er daarom goed aan om geheimhoudingsplicht vast te leggen in de opdrachtovereenkomst.
Naast de geheimhoudingsplicht (infographic) die geregeld is in artikel 20 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) kan de bestuurder aan OR-leden en commissieleden een geheimhoudingsplicht opleggen over een specifieke aangelegenheid. De geheimhoudingplicht geldt in beide gevallen automatisch ook voor de (externe) deskundigen die de OR inschakelt (artikel 16 WOR). De OR kan ook zelf geheimhoudingsplicht aan een (externe) deskundige opleggen. Om er zeker van te zijn dat deze adviseur zich hiervan bewust is, doet de OR er verstandig aan om de geheimhoudingsplicht expliciet op te nemen in de opdrachtovereenkomst die de OR met hem sluit.
Bij het opleggen van een geheimhoudingplicht moet duidelijk aangegeven zijn om welke gegevens het precies gaat, voor wie en voor hoe lang de geheimhoudingsverplichting geldt en ten opzichte van wie eventueel een uitzondering geldt (denk aan vakbondsfunctionarissen). Onder de geheimhouding vallen niet alleen de uitdrukkelijk vermelde gegevens, maar ook alle informatie die hiermee verband houdt en waarvan de deskundige redelijkerwijs moet kunnen begrijpen dat deze informatie ook vertrouwelijk is.
Om eventuele misverstanden te voorkomen, doet de OR er goed aan om alle genoemde aspecten van de geheimhoudingsplicht zo concreet en duidelijk mogelijk vast te leggen in de opdrachtovereenkomst met een (externe) specialist. Dat geldt zeker voor een deskundige die niet gespecialiseerd is in de medezeggenschap en er daardoor mogelijk geen weet van heeft dat de geheimhoudingsplicht (automatisch) ook voor hem geldt.