Een slechtnieuwsgesprek voeren vereist tact. Draai niet om de hete brij heen, maar breng de boodschap helder over, met respect voor de gevoelens van de medewerker. Wees daarna bereid vragen te beantwoorden of mee te denken over een oplossing.
Wees duidelijk. Brengt u slecht nieuws, dan heeft u misschien de neiging om de scherpe kantjes eraf te halen. Maar de zaken zonniger voorstellen dan ze zijn, heeft geen enkele zin. Sterker nog, het risico is groot dat het nieuws niet aankomt bij uw medewerker zodat u het nieuws nog een keer moet vertellen. En dat is niet goed voor de onderlinge relatie.
Ga niet met een botte bijl hakken, sla geen verwijtende toon aan, maar leg uit wat u te zeggen heeft en waarom. Maak het nieuws ook niet te persoonlijk. Zeg niet: ‘Ik had het graag anders gezien, maar we kunnen geen loonsverhoging geven’, maar: ‘Helaas kunnen we geen loonsverhoging geven.’ Breng het nieuws vriendelijk.
Duidelijk zijn betkent niet dat u geen begrip hoeft op te brengen voor de reactie van uw medewerker. Uiteraard is hij teleurgesteld, maar waak ervoor dat hij een negatief beeld krijgt van uw organisatie. Benadruk dat u begrip heeft voor zijn standpunt, maar maak ook duidelijk waarom u tot een bepaalde keuze bent gekomen.
Argumenten die het slechte nieuws onderbouwen, zijn heel belangrijk. Met goede argumenten toont u dat u uw medewerker serieus neemt en de zaken zorgvuldig heeft afgewogen. Een goed onderbouwd besluit kan (uiteindelijk) rekenen op begrip bij de medewerker. Misschien is hij het niet met u eens, maar hij voelt zich wel serieus genomen.