Stel een auto van de zaak ter beschikking in 6 stappen

Bij het terbeschikking stellen van een auto van de zaak moet de werkgever een aantal knopen doorhakken, voordat de werknemer de auto in kan stappen. Er moeten afspraken worden vastgelegd en er zijn diverse administratieve handelingen nodig. Deze toolbox laat zien welke 6 stappen de werkgever moet doorlopen om werknemers zonder problemen in een auto van de zaak te laten rijden.

  • 1
    Download de interactieve checklist

    Stel een auto van de zaak ter beschikking in 6 stappen

    Het hele proces in kaart gebracht

    Bij het terbeschikking stellen van een auto van de zaak moet de werkgever een aantal knopen doorhakken, voordat de werknemer de auto in kan stappen. Er moeten afspraken worden vastgelegd en er zijn diverse administratieve handelingen nodig. Deze toolbox laat zien welke 6 stappen de werkgever moet doorlopen om werknemers zonder problemen in een auto van de zaak te laten rijden.

  • 2
    Beslis of u een auto ter beschikking wilt stellen

    Een auto ter beschikking stellen aan werknemers

    Tools Checklist auto van de zaak 15-08-2019

    Als u een auto van de zaak aan een werknemer ter beschikking stelt, moeten de financiële en salarisadministratie hierop worden ingericht. Deze checklist laat zien welke zaken spelen. Welke handelingen moet u verrichten? Wat zijn de gevolgen voor het personeelsbeleid? Deze checklist helpt u bij de afweging of en aan wie uw organisatie wel of niet een auto van de zaak ter beschikking wil stellen.


    Auto van de zaak voor uw werknemer: kopen of leasen?

    Tools Stappenplan auto van de zaak 16-08-2019

    Als uw organisatie aan een werknemer een auto van de zaak ter beschikking wil stellen, kan uw onderneming zelf een auto kopen of een auto leasen via een leasemaatschappij. Wat de beste oplossing is, hangt af van de situatie. Dit stappenplan biedt een handig hulpmiddel bij uw keuze tussen koop of lease.


    Een leasemaatschappij selecteren

    Tools Stappenplan auto van de zaak 15-08-2019

    Heeft uw organisatie besloten om bedrijfsauto’s te gaan leasen, dan zult u op zoek moeten gaan naar een leasemaatschappij. En dat is best lastig, want er zijn nogal wat bedrijven waarbij u dan terecht kunt. Ga hierbij niet over één nacht ijs en vraag meerdere offertes op, want dit kan u behoorlijk wat financieel voordeel opleveren. Dit stappenplan helpt u een handje.

  • 3
    Maak afspraken over het (privé)gebruik van de auto

    Gebruikersovereenkomst auto van de zaak

    Tools Overeenkomst auto van de zaak 15-08-2019

    Het is belangrijk om de rechten en plichten van een werknemer die gebruik gaat maken van een auto van de zaak goed vast te leggen. Deze voorbeeldgebruikersovereenkomst stelt de werkgever in staat specifieke afspraken te maken met de werknemer omtrent onder andere het gebruik, onderhoud en financiën.


    Verbod privégebruik (bestel)auto

    Tools Overeenkomst auto van de zaak 13-08-2019

    Dit model is een voorbeeld van een mogelijke afspraak tussen werkgever en werknemer om een verbod op privégebruik van een (bestel)auto van de zaak in te stellen.


    Bewijs rond de bijtelling privégebruik auto van de zaak

    Tools Checklist auto van de zaak 15-08-2019

    In de praktijk ontstaat regelmatig discussie of een bepaalde vorm van bewijs voldoende is om daarmee de bijtelling voor het privégebruik van de auto van de zaak te voorkomen. Enig houvast in deze discussie biedt de Belastingdienst in haar Handboek Loonheffngen. De Belastingdienst noemt daar enkele bewijsvormen die in de praktijk aanvaardbaar zijn als bewijs en enkele vormen die dat niet zijn. In deze tool worden diverse aanvaardbare en onaanvaardbare vormen genoemd en toegelicht.


    Aanvraag Verklaring geen privégebruik auto

    Tools Checklist auto van de zaak 15-08-2019

    Alleen als uw werknemer in een jaar niet meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt met de auto van de zaak, vermijdt hij de bijtelling. Hiertoe kan hij een Verklaring geen privégebruik auto aanvragen bij de Belastingdienst. Als organisatie moet u óók in actie komen. Met onderstaand stappenplan voorkomt u dat het risico bij u als werkgever ligt.

  • 4
    Zorg dat u de bijtelling goed regelt

    Bijtelling privégebruik auto van de zaak bepalen

    Tools overeenkomst auto van de zaak 15-08-2019

    Een auto van de zaak ter beschikking stellen heeft grote gevolgen voor uw loonadministratie. De Belastingdienst heeft de berekening en administratieve verwerking van de bijtelling privégebruik auto van de zaak namelijk bij de werkgever gelegd. Een werknemer die met de auto meer dan 500 privékilometers per jaar maakt, moet voor dit privévoordeel een bijtelling op zijn loon krijgen. Dit stappenplan helpt u bij het bepalen van die bijtelling.


    Percentages bijtelling privégebruik auto van de zaak

    Tabel auto van de zaak

    Welk bijtellingspercentage de werkgever als basis moet nemen bij het bepalen van de bijtelling privégebruik auto van de zaak, hangt af van de datum eerste tenaamstelling van de auto. De bijtelling ligt namelijk voor vijf jaar vast. Werkgevers kunnen daarom ook nog met bijtellingspercentages uit 2014 te maken krijgen. In deze tabel staan de percentages en de voorwaarden op een rijtje.


    Bijtelling auto van de zaak berekenen

    Tools rekentool auto van de zaak 15-08-2019

    Deze rekentool toont wat de nettokosten van een auto van de zaak zijn voor een werknemer en welke fiscale bijtelling van toepassing is. Bijtelling is verschuldigd bij privégebruik van meer dan 500 kilometer per jaar. Woon-werkverkeer telt hierbij als zakelijke kilometers.

  • 5
    Voorkom bijtelling met een correcte rittenadministratie

    De eisen aan een sluitende rittenregistratie

    Tools checklist auto van de zaak 15-08-2019

    Alleen als een werknemer op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt, mag u de fiscale bijtelling voor privégebruik achterwege laten. Voorwaarde is dat de werknemer een sluitende rittenregistratie bijhoudt of u op een andere manier geen of beperkt privégebruik kunt aantonen. In deze checklist leest u aan welke vereisten de rittenregistratie of bewijslast moet voldoen en wat de gevolgen zijn van een onvolledige of onjuiste rittenregistratie.


    Rittenadministratie personenauto’s

    Tabel auto van de zaak

    Een werknemer die zijn auto van de zaak ook privé gebruikt, moet kunnen aantonen dat hij op jaarbasis maximaal 500 kilometer privé rijdt, bijvoorbeeld met een sluitende rittenadministratie. Met deze tool kan de werknemer die rittenadministratie effectief bijhouden.


    Marktanalyse rittenregistratiesystemen

    Tools vergelijking auto van de zaak 06-08-2019

    Om bijtelling voor privégebruik van de auto van de zaak te voorkomen, moeten de werkgever en werknemer via een sluitende rittenregistratie kunnen aantonen dat de ter beschikking gestelde auto niet structureel privé wordt gebruikt. Een handmatige rittenregistratie bijhouden, is een hele klus én foutgevoelig. Een automatisch rittenregistratiesysteem geeft gemak en zekerheid. Deze tool zet een aantal aanbieders van rittenregistratiesystemen voor u op een rijtje.

  • 6
    Verwerk de auto van de zaak in de administratie

    De auto van de zaak onder de werkkostenregeling (WKR)

    verdiepingsartikel werkkostenregeling 13-08-2019

    In dit verdiepingsartikel vindt u een overzicht van alle kosten rond een auto van de zaak die u op grond van de werkkostenregeling onbelast kunt vergoeden aan uw werknemers. Denk aan brandstofkosten, parkeer- of stallingskosten, laadkosten van de elektrische auto, accessoires, maar ook aan verkeersboetes. Dit staat los van het fiscale instrument van de bijtelling die gaat spelen als een werknemer op jaarbasis meer dan 500 kilometer privé rijdt met de auto van de zaak.


    Eigen bijdrage voor auto van de zaak verwerken

    Tools checklist auto van de zaak 15-08-2019

    Als een werknemer ook privé in een auto van de zaak rijdt, is het niet onredelijk dat uw onderneming hiervoor een eigen bijdrage rekent. Hetzelfde geldt als uw werknemer graag een duurdere auto kiest dan waarop hij op grond van de leaseregeling van uw organisatie recht heeft. Deze checklist geeft u inzicht in welk deel van de eigen bijdrage van de werknemer u in mindering mag brengen bij de berekening van de bijtelling wegens privégebruik en de eisen die de wetgever stelt. Vooral de salarisadministratie moet hiermee aan de slag.


    De auto van de zaak in de loonadministratie

    Tools stappenplan auto van de zaak 15-08-2019

    De werkgever moet voor het privégebruik van de auto van de zaak een bedrag optellen bij het loon, de bijtelling privégebruik auto. De salarisadministrateur is verantwoordelijk voor een correcte administratieve verwerking van de bijtelling in de loonstaat, loonstrook en loonaangifte. De administratieve verplichting geldt niet alleen als sprake is van bijtelling wegens privégebruik, óók (een verklaring) geen privégebruik auto moet op correcte wijze in de loonadministratie worden verwerkt.


    BTW-correctie bij privégebruik van de auto van de zaak

    Tools checklist auto van de zaak 15-08-2019

    Uw onderneming kan onder voorwaarden de BTW over de aanschafprijs van de auto of de leaseprijs volledig in aftrek brengen. De BTW op de autokosten, zoals benzine en het periodieke onderhoud, kunt u eveneens aftrekken als voorbelasting. Daar hangt echter een prijskaartje aan. Aan het eind van het kalenderjaar of boekjaar moet u een bedrag op bij de aangifte optellen voor het privégebruik van de auto van de zaak.

  • 7
    Zorg voor een soepele afhandeling bij bijzondere situaties

    De bijtelling privégebruik auto van de zaak corrigeren

    verdiepingsartikel auto van de zaak 14-08-2019

    Bij de bijtelling wegens privégebruik is de kans op een fout in de salarisadministratie niet ondenkbeeldig. Bijvoorbeeld omdat de cataloguswaarde van de auto van de zaak nog niet is aangepast bij het wisselen van de auto. De financiële consequenties kunnen fors zijn, zowel in de vorm van een naheffngsaanslag en rente als eventuele boetes. De Belastingdienst kan tot vijf jaar teruggaan. Bij wie liggen de verantwoordelijkheid en het risico bij het privégebruik en fouten in de bijtelling?


    Bezwaar en beroep tegen aanslag en boete

    Tools stappenplan auto van de zaak 15-08-2019

    Als u het niet eens bent met (de hoogte van) een door uw organisatie ontvangen naheffngsaanslag en/ of boete, kunt u een bezwaarschrift indienen. In dit stappenplan leest u hoe u een fiscale procedure start, welke termijnen gelden en wat de vervolgstappen zijn als uw bezwaar wordt verworpen.


    Eenmalige bijdrage einde contract verrekenen met bijtelling?

    Vraag & antwoord auto van de zaak 24-07-2019

    Als een werknemer eerder van zijn leaseauto af wil, omdat hij uit dienst gaat of omdat hij eerder een andere auto van de zaak wil, zal de leasemaatschappij een compensatie willen voor de inkomstenderving. In deze V & A leest u hoe dit moet worden behandeld.


    Uitzonderingen op en bijzondere situaties rondom de bijtelling

    verdiepingsartikel auto van de zaak 14-08-2019

    Als een werknemer een auto van de zaak krijgt en deze ook privé mag gebruiken, geldt dit privégebruik als loon in natura. De auto van de zaak is een secundaire arbeidsvoorwaarde. Dat betekent dat u de werknemer het gebruik van de auto niet zomaar kunt ontzeggen. In dit verdiepingsartikel leest u de regels rond bijzondere situaties én de administratieve handelingen die hierbij komen kijken.


    De dga en de auto van de zaak

    verdiepingsartikel auto van de zaak 07-08-2019

    Een directeur-grootaandeelhouder (dga) kan een auto in privé kopen of via zijn bv. Bij aanschaf van een nieuwe auto is aankoop via de bv vaak voordelig, maar heeft u te maken met een correctie omzetbelasting in verband met privégebruik. Omdat de dga werknemer is, gelden voor de bijtelling in grote lijnen dezelfde regels bij privégebruik van de auto van de zaak. In dit verdiepingsartikel leest u over de hoofdregel, de regels bij de auto vanuit de beheer-bv en de bijtelling en het gebruikelijk loon. Tot slot komen een aantal bijzondere situaties aan bod, zoals het privégebruik van de auto door de partner en de situatie dat de dga meerdere auto’s heeft.