Om het maximale uit een beoordelingsgesprek te halen, moet een leidinggevende zich goed voorbereiden op het gesprek. Hij moet zich vooraf verdiepen in de competenties van een werknemer en zijn persoonlijke doelen. Een goede voorbereiding zorgt ook voor een prettige sfeer en een betere onderhandelingspositie tijdens het gesprek. Daarnaast is een goede voorbereiding nodig, omdat een beoordelingsgesprek vaak financiële consequenties heeft.
In het beoordelingsgesprek geeft een leidinggevende een oordeel over de prestaties van de werknemer. Vaak zijn aan het gesprek bepaalde consequenties verbonden, zoals een opleiding, functiewijziging of loonsverhoging. Een werknemer heeft daarom soms hoge verwachtingen van het gesprek.
Zorg daarom voor een goede voorbereiding. Dit zorgt ervoor dat werknemers zich serieus genomen voelen. Maar het is ook het moment om eventueel disfunctioneren op schrift te stellen (tool). Is er sprake van structureel disfunctioneren zonder dat er verbetering optreedt, dan moet de leidinggevende aan dossieropbouw (artikel) doen. Een dossier waarin belangrijke op- en aanmerkingen op het functioneren ontbreken, houdt niet stand in een eventuele ontslagprocedure.
Een goede voorbereiding levert bovendien meestal een prettiger gesprek op. De leidinggevende weet immers veel beter waarover hij praat, waardoor hij ook sterker staat in eventuele onderhandelingen. Voor het beoordelingsgesprek kan de leidinggevende zich baseren op verschillende informatiebronnen: