VERDIEPINGSARTIKEL

Leren van thuiswerk- en kantoorbeleid in coronatijd

Om besmetting te voorkomen werken we zo veel als mogelijk thuis. Sommige organisaties hebben hun kantoren zelfs tot einde jaar gesloten. Maar wat als het virus straks bedwongen is en de overheid haar instructie intrekt? Gaan we dan met zijn allen terug naar kantoor? Gaan we weer face-to-face vergaderen en op zakenreis? Nee, zeggen ondernemingsbestuurders, HR-professionals, organisatiedeskundigen en kantoorontwikkelaars.


12 oktober 2020 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Victor Steenbakker en Ite Haest, consultants bij Focus Orange, tel. (020) 240 25 10, e-mail: victorsteenbakker@focusorange.com, www.focusorange.com


Uit een rondgang van HR-consultancybureau Focus Orange onder verschillende kantoororganisaties blijkt dat de visie op het nieuwe werken nog volop in ontwikkeling is. Een pasklare blauwdruk van de benodigde organisatie en de voorzieningen ontbreekt nog.

Maar uit de uit nood geboren experimenten met thuiswerken van de afgelopen maanden kunnen wel een aantal lessen worden getrokken.

Les 1: goede voorzieningen essentieel

De eerste les die veel organisaties leren is dat effectief thuiswerken goede onlinefaciliteiten en digitale vergaderplatforms vraagt. Teams, Zoom en Google Meet zijn de standaard geworden. Veelvuldig op afstand vergaderen is wennen, maar ook effectiever. Bijkomend schept het platform een gelijk speelveld voor iedereen. Werknemers die voorheen inbelden in een face-to-face-vergadering, hadden het gevoel dat zij ook figuurlijk op afstand stonden. Dat verschil wordt door online vergaderen opgeheven.

Nu thuiswerken structureel lijkt te worden, geven werknemers aan dat geschikte kantoorbenodigdheden een voorwaarde zijn om goed te kunnen werken. Aanvankelijk stonden organisaties toe tijdelijk de stoel of het beeldscherm uit het gesloten kantoor mee naar huis te nemen. Steeds meer organisaties overwegen nu een compleet thuiswerkpakket aan te bieden.

Het thuiswerken beleeft iedereen anders. Voor werknemers die kleinbehuisd zijn of een druk gezinsleven hebben, is thuis niet de meest effectieve werkplek. Kantoorwerkplekken blijven aanbieden lijkt hiervoor de beste oplossing, alleen zullen het er veel minder zijn dan nu.

Les 2: kantoor als ontmoetingsplek

Kan het kantoor dan dicht? Absoluut niet, het verandert alleen in vorm en functie. Uit alle onderzoeken onder werknemers komt naar voren dat zij de sociale interactie missen na een paar weken gedwongen thuisblijven. Zij willen bijpraten met collega’s, de fysieke afstand overbruggen en samen brainstormen.

Het kantoor wordt een plek om elkaar te inspireren, kennis te delen en connecties te maken.

Het kantoor wordt een plek om elkaar te inspireren, kennis te delen en connecties te maken. Als clubhuis legt het de basis voor medewerkersbetrokkenheid. En als ontvangstcentrum heeft het een functie in relatie met klanten. Juist op die functie, als ontmoetingscentrum voor verschillende doeleinden, moet het nieuwe kantoor worden ingericht voor werknemers, bezoekers en misschien zelfs voor buurtbewoners.

Blauwdruk voor het nieuwe kantoor ontbreekt nog

Organisaties aarzelen over de renovatie en verbouwing van hun kantoren. Veel werknemers zitten tot het einde van het jaar thuis en hoe het kantoor er daarna uit moet zien, is nog niet duidelijk. DCV Groep ziet veel projecten on hold gaan.

 

Familiegevoel

De trend ging al naar een kantoortuin met flexibele werkplekken, een tafeltennistafel en keuken. Dat creëert een familiegevoel. Die trend wordt niet gebroken als het thuiswerken blijvend blijkt. Wel zullen organisaties vierkante meters gaan afstoten en is het goed mogelijk dat er een verschuiving komt in de verhouding van werkplekken en ontmoetingsruimtes.

 

Waar de afgelopen jaren alleen maar werd bijgebouwd op de Zuidas vanwege ruimtegebrek, trekken organisaties misschien nu juist weg van hun veel te dure kantoren en houden één vloer aan als ontmoetingsplek voor boardmeetings en klanten. Het is mogelijk dat de locatie een prominentere plek in het arbeidsvoorwaardenpakket krijgt. Welke locatie kiest u en wat voor soort mensen trekt u daarmee aan? Het is iets om bij stil te staan.

Les 3: personeel bepaalt of het werkt

Voor de ontwikkeling van ‘future of work’ moet u de behoeften van werknemers nagaan. U wilt immers een omgeving creëren waarin iedereen het beste uit zichzelf haalt; dat kan op kantoor zijn of thuis.

Door de crisis is plaatsonafhankelijk werken de norm geworden. Maar uit de praktijk blijkt ook dat tijdonafhankelijk werken aan populariteit wint.

Bij ABN AMRO wordt gesproken van ‘asynchroon werken’, waarbij de werknemer steeds vaker zelf bepaalt of hij zijn werk in de ochtend, de late avond of het weekend doet. De verschuiving naar meer thuiswerk zal ongetwijfeld invloed hebben op de prioriteit die werknemers geven aan de verschillende arbeidsvoorwaarden. Mobiliteitsvergoedingen bijvoorbeeld worden minder belangrijk.

Het arbeidsvoorwaardenpakket verdient zorgvuldige evaluatie en waar nodig aanpassing. Vooral die grote mate van flexibiliteit is nieuw. Die mate van flexibiliteit vereist zelfbewuste werknemers die hun eigen keuzes maken in het al dan niet naar kantoor gaan. Afhankelijk van de functie en de aard van de afspraak. Zo is het in de bouw lastig om grote tekeningen op de keukentafel te leggen, maar een projectvergadering op afstand kan weer prima.

Les 4: leren sturen op afstand

De nieuwe situatie vergt andere leiderschapskwaliteiten. De klassieke manier van leidinggeven voldoet niet meer. Teams krijgen meer autonomie en er is behoefte aan duidelijke kaders en een duidelijke visie van de manager.

De klassieke manier van leidinggeven voldoet niet meer.

Geen probleem voor veel managers bij ABN AMRO, die al gewend zijn agile te werken, of voor de zelfsturende teams van bankkantoren. In deze tijd zijn er wendbare managers nodig die zich snel aanpassen aan de nieuwe situatie. Verbinding staat bij de RAI hoog op de ontwikkellijst van bepaalde (leiderschaps)-competenties.

Managers moeten meer op output sturen. Daarbij komt ook een andere manier van beoordelen kijken.

Les 5: de kost gaat voor de baat uit

Met een structurele verschuiving van werk op kantoor naar thuis, moet u investeren in thuiswerkvoorzieningen, communicatieplatforms en in aanpassing en herinrichting van kantoor om het thuiswerken productief te maken.

Anderzijds levert het thuiswerken ook besparingen op: er zal per saldo minder kantoorruimte nodig zijn en mobiliteitskosten zullen dalen door de afname van woon-werkverkeer en zakenreizen.

Maar de kost gaat voor de baat uit. Contractuele verplichtingen zitten in de weg van een snelle verlaging van kantoor- en mobiliteitskosten. Een budgetneutrale transitie is een goed streven, maar vraagt wel geduld.

Met medewerking van...

Focus Orange sprak voor dit artikel met Luuk Sombezki van ABN AMRO, Jules Broex en Rik Hoogendoorn van de RAI en Joep Dirckx van bouwbedrijf DCV Groep over hun visie op het nieuwe werken. Bij ABN AMRO is het project ‘shaping the future of work’ in een stroomversnelling gekomen door de crisis. En hoewel het bij de RAI draait om fysieke ontmoeting, zien ze dat er digitaal veel meer mogelijk is dan ooit gedacht.

 

Dit artikel is onderdeel van een korte serie over ‘het nieuwe normaal’. Binnenkort leest u hoe u goed kunt vaststellen of er wijzigingen in het arbeidsvoorwaardenpakket nodig zijn.