De werkkostenregeling toepassen in 7 stappen

De werkkostenregeling geeft werkgevers de mogelijkheid om vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te geven zonder dat daar loonheffingen over berekend hoeven te worden. Daarbij gelden wel strikte voorwaarden. Met deze toolbox volgt u de juiste stappen.

  • 1

    Download de interactieve checklist

    De werkkostenregeling toepassen in 7 stappen

    Onbelast vergoeden en verstrekken volgens de fiscale regels

    Elke werkgever kan een percentage van de loonsom aan vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers doen zonder dat daar loonheffingen over berekend hoeven te worden. Voor de vergoeding of verstrekking kan een nihilwaardering of gerichte vrijstelling gelden, of hij blijft onbelast doordat hij wordt ondergebracht in de vrije ruimte. Deze werkkostenregeling kent echter wel strikte voorwaarden. Deze toolbox loodst u langs alle obstakels.
  • 2

    Is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon?

    Stappenplan werkkostenregeling

    Infographic Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 26-01-2022

    Binnen de werkkostenregeling mogen werkgevers een percentage van de totale fiscale loonsom van de organisatie (de zogenoemde vrije ruimte) besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor werknemers. De keuze om iets wel of niet onder te brengen in de vrije ruimte, moeten werkgevers uiterlijk maken op het moment van vergoeden of verstrekken (genietingsmoment). Deze infographic laat precies de stappen zien die u moet ondernemen als u iets in de vrije ruimte wil onderbrengen.

    Het verschil: verstrekken en ter beschikking stellen

    Nieuws Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 22-06-2018

    Veel werkgevers delen aan werknemers bijvoorbeeld een mobiele telefoon, tablet, fiets of een auto van de zaak uit. Het maakt daarbij wel verschil of hij deze aan de werknemers verstrekt of ter beschikking stelt.

    Wat is geen loon voor de WKR?

    Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 10-02-2022

    Ga met deze checklist na of u te maken heeft met vergoedingen of verstrekkingen die niet als WKR-loon kwalificeren.

    Zijn verstrekkingen met volledige eigen bijdrage belast loon?

    Vraag & Antwoord Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 30-07-2019

    Is een belaste verstrekking of terbeschikkingstelling nog wel belast als er een eigen bijdrage van de werknemer tegenover staat?

    Wanneer mag loon niet in de vrije ruimte van de werkkostenregeling?

    Vraag & Antwoord Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 02-01-2020

    In welke gevallen kan de werkgever er niet voor kiezen om een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling onder te brengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling?

    Voordelen en nadelen van een cafetariaregeling

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 02-08-2019

    Dat een cafetariaregeling voor werknemers aantrekkelijk is, is natuurlijk duidelijk. Zij kunnen hierdoor hun arbeidsvoorwaarden beter afstemmen op hun individuele behoeften en daarbij een belastingvoordeel behalen. Maar wat heeft uw onderneming er nu eigenlijk zelf aan om werknemers zo’n regeling aan te bieden? En zit er misschien ook een keerzijde aan?

  • 3

    Geldt voor de vergoeding of verstrekking een gerichte vrijstelling?

    Overzicht gerichte vrijstellingen

    Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 16-03-2022

    Welke vergoedingen en verstrekkingen vallen onder de gerichte vrijstelling voor de loonheffingen? Bekijk de checklist.

    Hoe werkt het noodzakelijkheidscriterium van de WKR?

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 07-08-2019

    De werkgever kan zijn werknemers de voorzieningen die nodig zijn voor de uitvoering van hun werk onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Onder voorwaarden geldt hier namelijk een gerichte vrijstelling voor. De categorieën voorzieningen die voor deze gerichte vrijstelling in aanmerking komen, zijn specifiek bepaald: gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur.

    Noodzakelijkheidscriterium

    E-learning Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 07-11-2020

    Het noodzakelijkheidscriterium is onderdeel van de werkkostenregeling (WKR) en biedt een gerichte vrijstelling voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur voor werknemers. In deze cursus komen het criterium en de bijbehorende voorwaarden aan bod.

  • 4

    Geldt voor de verstrekking of terbeschikkingstelling een nihilwaardering?

    De redelijkheidstoets voor de nihilwaarderingen

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 20-03-2019

    De werkkostenregeling kent 3 toetsen. De gebruikelijkheidstoets is de bekendste. Deze toets wordt toegepast voor vergoedingen en verstrekkingen die zijn aangewezen voor onderbrengen in de vrije ruimte. De tweede toets is de (specifieke) redelijkheidstoets die toegepast wordt bij gebruik van het noodzakelijkheidscriterium. Maar dan is er ook nog een (algemene) redelijkheidstoets die van belang is bij nihilwaarderingen. Wat moet u hierover weten?

    Overzicht nihilwaarderingen

    Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 15-08-2019

    Welke verstrekkingen en terbeschikkingstellingen mag u voor de loonheffingen op € 0 waarderen? Bekijk de checklist.

  • 5

    Bij wie belast u de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling?

    Verplicht en verboden eindheffingsloon

    Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 10-01-2020

    Ga met behulp van deze checklist na of uw keuzevrijheid bij het eindheffingsloon is beperkt.

    Hoe werkt de gebruikelijkheidstoets van de WKR?

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 07-08-2019

    Onder de werkkostenregeling (WKR) moet de werkgever bepalen welk loon hij ten laste van de vrije ruimte brengt door het als eindheffingsloon aan te merken. Bij de loonbestanddelen waarvoor de werkgever in principe de vrijheid heeft om deze keuze te maken, moet hij altijd nog wel rekening houden met de zogeheten gebruikelijkheidstoets. Dit artikel biedt inzicht in de werking van de gebruikelijkheidstoets.

    Gebruikelijkheidstoets

    E-learning Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 10-11-2020

    Werkgevers kunnen de vrije ruimte gebruiken om belaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen  in onbelast loon voor werknemers om te zetten. Bij het als eindheffingsloon onderbrengen van belaste looncomponenten in de vrije ruimte geldt de zogeheten gebruikelijkheidstoets. Deze cursus gaat uitgebreid in op de achtergrond en inhoud van de gebruikelijkheidstoets.

    Wat is loon in natura waard?

    Vraag & Antwoord Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 15-08-2019

    Als we een verstrekking of terbeschikkingstelling in de vrije ruimte van de werkkostenregeling willen onderbrengen, hoe bepalen we dan de waarde ervan voor de werknemer?

    Vaste waardering loon in natura

    Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 10-01-2020

    Ga met deze checklist na of er sprake is van loon in natura waarvoor een vaste waardering geldt en wat die waarde dan precies is.

    Uw werknemers van een fiets voorzien

    Tool Fiets van de zaak Publicatiedatum: 14-01-2020

    Er zijn 3 manieren om werknemers van een fiets te voorzien.Deze tool geeft de regels voor vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen.

    Personeelslening aan werknemers geven

    Tool Loonadministratie Publicatiedatum: 16-08-2019

    Tegen welke waarde moet een rentevoordeel in de loonheffingen?

    Geschenken van de werkgever

    Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 15-08-2019

    De fiscale regels bij geschenken aan werknemers en niet-werknemers vindt u in deze checklist.

    Wanneer liever bruteren dan onderbrengen in vrije ruimte?

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 03-12-2019

    Sinds de invoering van de WKR lijken extra beloningen aan werknemers hoe langer hoe vaker in de vrije ruimte terecht te komen. De algemene tendens is: als een kostenpost de gebruikelijkheidstoets doorstaat, kunt u deze kosten het beste ten laste van de vrije ruimte brengen, zelfs al moet uw onderneming er dan 80% eindheffing over betalen. In specifieke gevallen is het echter gunstiger om zo’n extra beloning te bruteren...

    Gangbare vergoedingen en verstrekkingen

    Tabel Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum 02-02-2022

    Vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers vormen in principe loon, maar soms zijn ze onder voorwaarden geen (belast) loon of in onbelast loon om te zetten door gebruik van de vrije ruimte. In dit overzicht vindt u terug hoe gangbare vergoedingen en verstrekkingen voor de loonheffingen kwalificeren.

  • 6

    Wat moet u administreren?

    Bepaal de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR)

    Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 22-01-2021

    Bereken met behulp van deze tool de beschikbare vrije ruimte van de werkkostenregeling.

    Aanwijzen als eindheffingsloon binnen de WKR

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 16-08-2019

    Het lijkt alsof er sinds de komst van de werkkostenregeling een nieuwe manier van fiscaal handelen is geïntroduceerd: het zogenoemde aanwijzen. Als dit aanwijzen onvoldoende gebeurt of niet juist, loopt uw organisatie het risico dat u de toepassing van een vrijstelling verspeelt. De Belastingdienst legt dan een correctieverplichting op. Wat is aanwijzen, en is het echt wel zo nieuw?

    Vaste kostenvergoedingen fiscaal correct regelen

    Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 29-04-2022

    Wilt u onterecht onbelaste kostenvergoedingen voorkomen? Dit stappenplan helpt u hierbij.

  • 7

    Is uw organisatie eindheffing verschuldigd?

    Eindheffing werkkostenregeling berekenen

    Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 27-01-2021

    Bepaal met deze tool wat uw organisatie aan eindheffing verschuldigd is voor overschrijding van de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

    Vrije ruimte WKR berekenen en toetsen

    Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 04-01-2022

    In deze rekentool vindt u zowel de formele methode als de afwijkende methode om de vrije ruimte van de WKR te berekenen en te toetsen.

    De concernregeling aan de hand van 4 steekwoorden

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 16-08-2019

    Bij overschrijding van de vrije ruimte van de werkkostenregeling betalen ondernemingen 80% eindheffing over het meerdere. Die afrekening moet elke werkgever apart maken. Op verzoek vanuit de praktijk mag er sinds 1 januari 2015 ook op concernniveau worden afgerekend. Hierdoor kunnen de concernwerkgevers de totale vrije ruimte van het concern benutten. Deze zogeheten concernregeling is echter niet zomaar toe te passen!

    De rol van de diverse afdelingen bij de WKR

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 07-08-2019

    Bij de correcte toepassing van de werkkostenregeling (WKR) komt aardig wat kijken. Iedereen binnen de onderneming heeft daar zo’n zijn eigen aandachtspunten bij. Maar vooral is ook de samenwerking tussen de diverse afdelingen van groot belang. Alleen als niet slechts één afdeling maar de onderneming als geheel met de werkkostenregeling bezig is, zal de praktijk (financieel) soepel verlopen.

  • 8

    Meer informatie

    Handboek Loonheffingen 2022 met register

    Tool Aangifte loonheffingen Publicatiedatum: 16-02-2022

    De pdf van Handboek Loonheffingen 2022 – de eerste versie van 16 februari – bevat de regels voor de loonheffingen in 2022. En een register!

    WKR in de praktijk

    Training 1 bijeenkomst (2 dagdelen)

    De werkkostenregeling is al sinds 2015 verplicht, maar in de praktijk roept de WKR nog steeds heel veel vragen op. Tijdens de training WKR in de praktijk hoort u onder meer wanneer er sprake is van een belaste of onbelaste vergoeding of verstrekking, voor wiens rekening de belasting komt (werknemer of werkgever), in hoeverre u een tariefvoordeel kunt behalen en in hoeverre de gebruikelijkheidstoets aan de orde is. Ook wordt aandacht besteed aan de loonaangifte (incl. de concernregeling) onder de WKR.